워드프로세서 문서 관리와 공문서 핵심정리

공문서는 두 단계를 구분해 기억합니다.

• 성립: 결재권자가 서명 등의 방식으로 결재하면 공문서가 성립합니다.
• 효력 발생: 일반 공문서는 수신자에게 도달해야 효력이 생깁니다. 이를 도달주의라고 합니다. 전자문서는 수신자가 관리하거나 지정한 전자적 시스템에 입력되면 도달한 것으로 봅니다.

틀린 선지

• 기안자가 기안문을 작성했을 때: 기안문을 작성한 것만으로는 공문서가 성립하지도, 효력이 생기지도 않습니다.
• 발신 부서가 문서를 발송했을 때: 보내기만 해서는 효력이 생기지 않고, 받는 쪽에 도달해야 효력이 생깁니다.
• 결재권자가 서명 등으로 결재했을 때: 결재권자가 결재하면 공문서가 성립하지만, 효력은 수신자에게 도달해야 생깁니다.

전결은 업무의 내용에 따라 결재 권한을 위임받은 사람이 그 범위의 문서를 결재하는 것입니다. 모든 문서를 기관장이 직접 결재하지 않아도 되므로 일 처리가 빨라집니다.

틀린 선지

• 협조: 협조는 관련 부서의 의견을 듣고 동의를 받는 것으로, 결재 권한을 위임받아 결재하는 것이 아닙니다.
• 간인: 간인은 여러 장의 문서가 이어져 있음을 확인하려고 장 사이에 걸쳐 도장을 찍는 것입니다.
• 대결: 대결은 결재권자가 휴가·출장 등으로 자리에 없을 때 직무를 대리하는 사람이 대신 결재하는 것입니다.

간인은 여러 장으로 된 문서에서 장과 장이 바뀌거나 빠지지 않았음을 확인하려고, 앞장과 뒷장에 걸쳐서 도장을 찍는 것입니다. 중간에 몰래 장을 바꿔 끼우는 일을 막습니다.

틀린 선지

• 전결: 전결은 위임받은 사람이 결재하는 것입니다.
• 발송: 발송은 완성된 문서를 수신자에게 보내는 일입니다.
• 서명: 서명은 결재하거나 확인할 때 자기 이름을 쓰는 것으로, 장과 장 사이에 걸쳐 찍는 것이 아닙니다.

파일링(문서 정리)은 문서를 주제별·거래처별·날짜별 같은 기준에 따라 분류·정리·보관해서, 필요할 때 누구나 바로 찾아 쓸 수 있게 하는 일입니다.

틀린 선지

• 결재: 결재는 결재권자가 기안문의 내용을 승인하는 일입니다.
• 발송: 발송은 완성된 문서를 수신자에게 보내는 일입니다.
• 기안: 기안은 처리할 일에 대해 문서의 초안을 만드는 일입니다.

공문서의 구성은 다음과 같습니다.

• 두문: 행정기관명, 수신
• 본문: 제목, 내용, 붙임
• 결문: 발신명의, 기안자·검토자·결재권자의 직위와 서명, 생산등록번호와 시행일, 접수등록번호와 접수일, 주소·전화번호 등

틀린 선지

• 수신: 수신(받는 사람)은 문서 맨 앞의 두문에 적습니다.
• 제목: 제목은 본문에 들어갑니다.
• 행정기관명: 행정기관명은 두문에 적습니다.

전자결재는 컴퓨터 시스템에서 기안·검토·결재를 하는 방식입니다. 문서를 들고 결재권자를 찾아다니지 않아도 되므로 처리 시간과 종이가 줄고, 결재가 끝난 문서는 자동으로 등록·보관되어 검색과 공유가 쉽습니다.

틀린 선지

• 전자문서는 종이로 출력해야만 효력이 생긴다.: 전자문서는 출력하지 않아도 수신자의 전자적 시스템에 입력되면 효력이 생깁니다.
• 전자결재 문서는 결재가 끝나도 등록하지 않는다.: 결재가 끝난 문서는 전자 시스템에서도 등록해 관리합니다.
• 전자문서는 검색이 어려워 보관용으로만 쓴다.: 전자문서는 오히려 검색과 공유가 쉬운 것이 장점입니다.

공문서에서 날짜는 숫자로 쓰고 연·월·일 글자 대신 마침표를 찍습니다(예: 2026. 10. 6.). 따라서 날짜를 숫자와 마침표로 줄여 쓸 수 없다는 설명이 틀렸습니다.

나머지는 옳은 설명

• 시각은 24시각제로 쓰고, 시·분 글자 대신 쌍점(:)을 찍어 구분한다.: 예를 들어 오후 2시 30분은 '14:30'으로 씁니다.
• 문서는 한글로 쓰되, 뜻을 정확히 전하려고 필요하면 괄호 안에 한자나 외국어를 쓸 수 있다.: 한글로 쓰는 것이 원칙이고, 필요할 때 괄호 안에 한자나 외국어를 함께 쓸 수 있습니다.
• 날짜는 숫자로 쓰되 연·월·일 글자를 생략하고 그 자리에 마침표를 찍어 표시한다.: 예를 들어 2026년 10월 6일은 '2026. 10. 6.'으로 씁니다.

공고문서(고시·공고 문서)는 문서에 효력 발생 시기를 따로 밝히지 않았다면, 고시·공고가 있은 날부터 5일이 지난 때 효력이 생깁니다. 따라서 '그날 바로' 효력이 생긴다는 설명이 틀렸습니다.

나머지는 옳은 설명

• 공문서는 결재권자가 서명 등의 방식으로 결재하면 성립한다.: 결재로 공문서가 성립한다는 설명은 맞습니다.
• 전자문서는 수신자가 관리하거나 지정한 전자적 시스템에 입력되면 도달한 것으로 본다.: 전자문서의 도달 시점에 대한 바른 설명입니다.
• 일반 공문서는 수신자에게 도달해야 효력이 생긴다.: 일반 공문서는 도달주의에 따라 수신자에게 도달할 때 효력이 생깁니다.

대결은 결재권자가 휴가, 출장 등으로 자리에 없을 때 그 직무를 대리하는 사람이 대신 결재하는 것입니다. 미리 정한 위임 범위에 따라 결재하는 전결과 구별해야 합니다. 대결한 문서 가운데 중요한 것은 결재권자에게 나중에 보고합니다.

틀린 선지

• 기안: 기안은 문서의 초안을 만드는 일로 결재가 아닙니다.
• 협조: 협조는 관련 부서의 의견과 동의를 받는 절차입니다.
• 전결: 전결은 결재권자가 없을 때가 아니라, 업무 내용에 따라 미리 결재 권한을 위임받은 사람이 결재하는 것입니다.

문서 관리는 문서를 빠르고 정확하게 만들고, 쉽게 찾고, 비용을 아끼는 것이 목표입니다. 그래서 표준화(같은 양식 사용), 간소화(필요 없는 절차 줄이기), 신속성, 정확성, 경제성, 용이성(찾기 쉬움) 같은 원칙을 지킵니다.

틀린 선지

• 중요한 문서일수록 개인 책상 서랍에 따로 보관한다.: 문서는 개인이 따로 보관하지 않고 정해진 곳에 함께 보관해야 필요할 때 찾을 수 있습니다.
• 문서는 처리 담당자만 알아볼 수 있는 방식으로 분류한다.: 문서는 누가 찾아도 쉽게 찾을 수 있도록 정해진 기준으로 분류해야 합니다.
• 모든 문서는 내용과 상관없이 영구 보존한다.: 문서는 중요도에 따라 보존 기간을 정해 두고, 기간이 지나면 정해진 절차로 폐기합니다.