워드프로세서 · 워드프로세싱 용어 및 기능 과목
워드프로세서 문서 작성과 교정부호 개념 정리
중요도 ★★★★☆ · 25% (추정)
AI가 새로 쓴 글 가운데, 작성과 분리된 AI 검증(다시 읽고 사실·수치 확인)을 통과한 단원만 싣습니다. 틀린 곳을 발견하면 알려 주세요.
개요
이 단원에서는 업무 문서를 바르게 쓰고 고치는 방법을 배웁니다. 문서를 쓰는 범위에 따른 종류, 문서 작성 원칙, 글을 짜는 순서인 논리적 구성, 원고를 고칠 때 쓰는 교정부호가 차례로 나옵니다.
업무 문서는 주고받는 범위에 따라 나눕니다. 회사 안에서 쓰는 품의서, 보고서, 회람 같은 문서는 사내문서이고, 거래처나 고객처럼 회사 밖으로 보내는 안내장, 견적서, 주문서 같은 문서는 사외문서입니다. 어떤 문서든 한 문장은 짧고 쉽게 쓰고, 숫자와 날짜는 정확하게, 결론은 분명하게 쓰는 것이 원칙입니다.
글을 짜는 순서에는 연역적 구성과 귀납적 구성이 있습니다. 연역적 구성은 결론을 먼저 쓰고 근거를 뒤에 붙여 바쁜 사람이 첫 부분만 읽어도 요점을 알 수 있습니다. 귀납적 구성은 사례와 근거를 먼저 보여 주고 마지막에 결론을 이끌어 냅니다.
교정부호는 원고의 고칠 곳을 약속된 기호로 표시하는 것입니다. 띄움표와 붙임표, 줄바꿈표와 줄이음표, 넣음표와 지움표처럼 서로 반대되는 짝으로 외우면 쉽습니다. 되살림표는 지움표를 취소할 때 씁니다. 표시할 때는 원고와 다른 색의 펜으로 알아보기 쉽게 쓰고, 여러 부호가 겹치지 않게 합니다.
핵심 개념
사내문서와 사외문서
사내문서는 회사 안에서 주고받는 문서(품의서, 보고서, 회람 등)이고, 사외문서는 거래처·고객 등 회사 밖으로 보내는 문서(안내장, 견적서, 주문서 등)입니다.
외우는 요령받는 사람이 회사 밖에 있으면 사외문서입니다.
문서 작성 원칙
업무 문서는 읽는 사람이 빠르고 정확하게 이해하도록 짧고 쉬운 문장으로 쓰고, 숫자와 날짜는 정확하게, 결론은 분명하게 씁니다.
외우는 요령짧게, 쉽게, 정확하게, 분명하게.
연역적 구성
결론(주장)을 먼저 밝히고 그 뒤에 근거와 사례를 쓰는 구성입니다.
외우는 요령연역 = 결론 먼저.
귀납적 구성
구체적인 사례와 근거를 먼저 보여 준 뒤, 마지막에 결론을 이끌어 내는 구성입니다.
외우는 요령귀납 = 사례를 모아 마지막에 결론.
교정부호
원고의 고칠 곳을 약속된 기호로 표시하는 것입니다. 원고와 다른 색의 펜으로 분명하게 쓰고, 부호끼리 겹치지 않게 합니다.
외우는 요령반대 짝으로 외우세요: 띄움표↔붙임표, 줄바꿈표↔줄이음표, 넣음표↔지움표.
되살림표
지우라고 표시했던 부분을 취소하고 원래대로 살려 두라는 교정부호입니다.
외우는 요령지움표를 취소할 때 쓰는 부호입니다.
자주 나오는 포인트
- 견적서·안내장·주문서는 사외문서, 품의서·보고서·회람은 사내문서입니다.
- 연역적 구성은 결론이 앞, 귀납적 구성은 결론이 뒤입니다.
- 교정부호는 원고와 다른 색으로, 겹치지 않게 표시합니다.
- 띄움표는 띄라는 표시, 붙임표는 붙이라는 표시입니다.
헷갈리는 것 비교: 교정부호 반대 짝
| 부호 | 뜻 | 반대 짝 |
|---|---|---|
| 띄움표 | 붙은 글자를 띄어 쓴다 | 붙임표 |
| 줄바꿈표 | 그 자리에서 줄을 바꾼다 | 줄이음표 |
| 넣음표 | 빠진 내용을 넣는다 | 지움표 |
대표 문제 3개
검수를 마친 예상문제 가운데 이 단원의 대표 문제입니다.
문제 1. 결론이나 주장을 먼저 쓰고, 그 뒤에 근거와 사례를 덧붙이는 문서 구성 방식은?
- ① 귀납적 구성
- ② 시간적 구성
- ③ 연역적 구성
- ④ 공간적 구성
▼ 정답과 해설 보기▲ 정답과 해설 접기
정답: ③ 연역적 구성
핵심: 연역적 = 결론 먼저, 귀납적 = 결론 나중
연역적 구성은 결론(주장)을 먼저 밝히고 그 뒤에 근거를 쓰는 방식입니다. 바쁜 사람이 첫 부분만 읽어도 요점을 알 수 있어 업무 보고서에 많이 씁니다. 반대로 귀납적 구성은 사례를 먼저 들고 결론을 마지막에 씁니다.
틀린 선지
- 귀납적 구성: 귀납적 구성은 사례와 근거를 먼저 쓰고 결론을 맨 뒤에 씁니다.
- 시간적 구성: 시간적 구성은 일이 일어난 차례대로 내용을 늘어놓는 방식입니다.
- 공간적 구성: 공간적 구성은 위치나 장소의 차례에 따라 내용을 늘어놓는 방식입니다.
문제 2. 교정부호를 사용하는 방법으로 옳은 것은?
- ① 고칠 곳은 부호 없이 여백에 긴 문장으로만 적는다.
- ② 한 곳에 여러 부호를 겹쳐 써서 한 번에 표시한다.
- ③ 원고와 같은 색으로 눈에 띄지 않게 표시한다.
- ④ 원고와 다른 색의 펜으로 알아보기 쉽게 표시한다.
▼ 정답과 해설 보기▲ 정답과 해설 접기
정답: ④ 원고와 다른 색의 펜으로 알아보기 쉽게 표시한다.
핵심: 교정부호: 원고와 다른 색, 겹치지 않게, 분명하게
교정부호는 원고의 고칠 곳을 약속된 기호로 표시하는 것입니다. 고칠 곳이 잘 보이도록 원고와 다른 색의 펜을 쓰고, 부호끼리 겹치지 않게 하며, 누가 보아도 알 수 있게 분명하게 표시합니다.
틀린 선지
- 고칠 곳은 부호 없이 여백에 긴 문장으로만 적는다.: 교정부호는 약속된 기호로 간단하고 분명하게 표시하는 것이 원칙입니다.
- 한 곳에 여러 부호를 겹쳐 써서 한 번에 표시한다.: 부호가 겹치면 무엇을 고치라는 것인지 헷갈리므로 겹치지 않게 표시합니다.
- 원고와 같은 색으로 눈에 띄지 않게 표시한다.: 원고와 같은 색이면 고칠 곳이 눈에 띄지 않아 빠뜨리기 쉽습니다.
문제 3. 업무용 문서를 작성하는 원칙으로 옳은 것은?
- ① 전문용어와 줄임말을 풀이 없이 많이 쓴다.
- ② 뜻이 여러 가지로 읽히도록 표현을 넉넉하게 쓴다.
- ③ 한 문장은 되도록 짧게 쓰고, 결론을 분명하게 쓴다.
- ④ 숫자와 날짜는 대략적으로만 쓴다.
▼ 정답과 해설 보기▲ 정답과 해설 접기
정답: ③ 한 문장은 되도록 짧게 쓰고, 결론을 분명하게 쓴다.
핵심: 업무 문서: 짧고 쉽게, 정확하게, 결론은 분명하게
업무용 문서는 읽는 사람이 빨리, 정확하게 이해하는 것이 목표입니다. 그래서 한 문장은 짧게, 쉬운 말로 쓰고, 숫자·날짜는 정확하게, 결론은 분명하게 씁니다.
틀린 선지
- 전문용어와 줄임말을 풀이 없이 많이 쓴다.: 읽는 사람이 모를 수 있는 용어나 줄임말은 풀어서 쓰는 것이 좋습니다.
- 뜻이 여러 가지로 읽히도록 표현을 넉넉하게 쓴다.: 업무 문서는 읽는 사람마다 다르게 해석하지 않도록 한 가지 뜻으로 분명하게 써야 합니다.
- 숫자와 날짜는 대략적으로만 쓴다.: 숫자와 날짜는 업무 처리의 기준이 되므로 정확하게 써야 합니다.